Les clés pour réussir à coup sûr votre World Café !

Le World Café ou l’art de stimuler la créativité sur un coin de table, c’est cette technique de brainstorming efficace qui compte de plus en plus d’adeptes.  Chez Minke, on la pratique et on la recommande, mais comme chaque technique participative en vogue,  elle nécessite quelques adaptations pour être véritablement efficace.  C’est pourquoi on a décidé de vous livrer notre recette spéciale du World Café by Minke.

Méthode basée sur les vraies conversations
Combien de fois vous êtes-vous retrouvé dans un café sympa en train de refaire le monde avec un petit groupe d’amis ou de collègues ? Combien de fois, lors de ces conversations, avez-vous eu le sentiment qu’il y avait des idées qu’il serait intéressant de creuser, des points de vue que vous ignoriez, des informations que vous découvriez ?

Le world café est une méthode qui cherche à reproduire ces moments de convivialité productifs en créant un dispositif c’est-à-dire :  un certain nombre de règles à mettre en place et de choses à organiser pour maximiser l’efficacité des rencontres.

L’ambiance café
C’est ainsi que dans une ambiance « café » avec des petites tables rondes, des nappes sur lesquelles vous pouvez déployer votre créativité avec de jolis feutres de couleur,  vous allez pouvoir débattre d’une question en petit groupe. A intervalles réguliers, vous devrez changer de table pour rencontrer d’autres participants et débattre d’autres questions (autour d’une thématique commune).

L’hôte
Un hôte, une personne qui restera à la même table durant la soirée aura pour mission de prendre note et d’accueillir les groupes suivants pour leur faire un résumé de la discussion précédente. Il sera également la personne qui présentera les résultats de tous les groupes qui seront venus enrichir la question posée à sa table. Tous échangent durant une vingtaine de minutes.

Pour quoi faire?
Cette méthode permet de mener des conversations efficaces en groupes restreints. L’échange offre la possibilité de partager des connaissances, imaginer des futurs et créer de l’engagement parmi les participants. Ce mode de fonctionnement peut rassembler un grand nombre de personnes tout en privilégiant la convivialité et la proximité grâce aux tablées de maximum 5 personnes.

Les autres bénéfices
Un world café réussi aboutira à créer un engagement des participants grâce à la qualité d’écoute qui y est déployée, à rassembler un nombre important d’informations utiles et de points de vue différents et enfin à créer des pistes de solutions. Il restera alors à approfondir et organiser la mise en oeuvre concrète dans une autre étape. La problématique initiale doit donc être délimitée : les termes techniques, flous et négatifs sont à proscrire.

La méthode world café se construit autour de 7 principes :

1. Un objectif clair
2. Un lieu confortable avec des petites tables qui peuvent accueillir maximum 4 à 5 personnes.
3. Des questions ouvertes et motivantes qui ont du sens pour les participants
4. La participation de chacun doit être privilégiée, il faut donc écouter 3 à 4 fois plus que parler
5. Il faut connecter et synthétiser les idées de chacun et de chaque round grâce à la désignation d’un ambassadeur-hôte qui fera le lien entre les tablées et qui sera rapporteur en fin de session.
6. Des conversations, il faut découvrir les modèles, les idées qui ressortent… le consensus n’est pas nécessaire, il est bon de retranscrire la multiplicité des points de vue.
7. Rendre les discussions visibles en utilisant les nappes, des marqueurs pour rendre compte des conversations

En bref, le world café est une méthode exploratoire qui permet de recueillir un grand nombre d’avis d’un grand nombre de personnes, de favoriser les rencontres et de créer du lien entre les participants. Chaque personne vient compléter les idées des uns et des autres : on parle d’un principe de pollinisation visant à l’intelligence collective.

Les erreurs à ne pas commettre :

1. Choisir une salle avec une bonne acoustique. Les conversations des voisins sont audibles et, pour mieux se faire entendre, les participants risquent de parler plus fort, les voisins vont enchaîner, etc. et provoquer une montée croissante du volume sonore… jusqu’à rendre le processus difficile dans une salle avec une mauvaise acoustique (les grandes salles rectangulaires vides, par exemple).
2. Prendre les temps de briefer les hôtes. Ils ont une responsabilité importante car ils sont les garants et les gardiens des discussions qui auront lieu à leur table. S’ils ne prennent pas note, vous n’aurez pas de résultat en fin de session, s’ils prennent note, cela dépendra de leur capacité à synthétiser. Montrer des exemples de nappes avec de bonnes prises de notes (bullet points, mindmapping ou sketchnotes…)
3. Prendre le temps. L’ambiance World café doit rester conviviale. Il est parfois tentant d’intégrer cette méthode lors d’assemblées générales avec un ordre du jour trop soutenu. Prévoyez au minimum 1h30
4. Croire que le world café vous donnera des réponses toutes faites. Le world café est une méthode exploratoire, d’ouverture. Il vous permettra de collecter de nombreux avis, de partager des connaissances, mais il n’est pas prévu pour aboutir sur des projets concrets ou sur un résultat précis. Un travail de suivi est nécessaire pour aller plus loin.

5. Placez les thèmes sur les tables à l’avance pour favoriser les changements de tables et éviter la confusion du déplacement (c’est où la question machin ?). Les participants choisissent les thèmes qui les motivent. Plus ils sont motivés par un thème , plus ils auront des choses à dire.

6. Avoir des questions ouvertes courtes et claires qui favorisent l’unicité de la compréhension.

Pour aller plus loin…

Juanita Brown with David Isaacs and the World Café Community. The World Café, Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, Berrett-Koehler Publishers Inc., 2005.

Plusieurs informations sont disponibles sur le site www.theworldcafe.com, incluant des textes en français.